このコラムでは、在宅ワークで効率良く仕事を進めるコツを紹介していきます。
時間管理術
1タスクにかかる時間を計測しておく
ひとつのタスクを終えるのにかかった時間を、できるだけ正確に計測しておくことは大切です。
自分が仕事を終えるのにかかる平均的時間を知っておくことで、タスクリストの期限が決めやすいからです。
計測結果を、Lesson4-3で紹介したタスクリストの作成に活用していきましょう。
ポモドーロ・テクニックを活用する
どうしても仕事への気分が乗らない場合もあるでしょう。
そのような場合は、ポモドーロ・テクニックを使うことをおすすめします。
ポモドーロ・テクニックとは、イタリア人のフランチェスコ・シリロ氏が考えた時間管理の方法です。
ポモドーロとは、イタリア語で”トマト”のこと。
シリロ氏が、トマトの形のキッチンタイマーを使っていたことが由来です。
やり方は、簡単です。
まずは、タイマーを25分にセットします。
そして、Lesson4-3で決めた、その日のタスクをタイマーが鳴るまで集中して作業します。
タイマーが鳴ったら、例え作業途中であっても中断して、5分間だけ完全に休憩をします。
これを繰り返し、合計2時間に達したら、30分休憩をするようにします。
このポモドーロ・テクニックを取り入れて仕事をすることで、驚くくらいパフォーマンスが上がることでしょう。
心身の管理術
食事をきちんと摂る
食事をきちんと摂ることは、大切です。
食事を摂らないと、身体は疲労し、脳はエネルギーを補給できないので、パフォーマンスが落ちてしまいます。
特に、その日1日を有意義に過ごせるかどうかは、朝食にかかっています。
朝食は、必ず摂るようにしましょう。
自分へご褒美をする
在宅ワークには、”日常に刺激がなくなる”というデメリットがあります。
単調な日々があまり長く続くと、精神的に不調をきたす恐れがあります。
そうならないよう、毎日、自分が楽しくなるようなプチご褒美を用意すると良いでしょう。
例えば、ちょっと高いスイーツを奮発してみたり。
ちょっとだけオシャレをして、散歩してみたり。
いつもより休憩時間を長くとって、映画鑑賞をしたり。
その日のご褒美をどんなものにするか、考えるだけでも楽しい気持ちになれそうですね。
リラックスモードに切り替える工夫をする
在宅ワークでは、仕事モードへのスイッチの入れ方も難しいですが、同様にオフにするのも難しいです。
仕事終了と思って、パソコンの電源をオフにしても、無意識のうちに仕事モードの緊張状態が続いていることもあります。
完全なリラックスモードになれるように、アロマオイルなどを使ってみると良いでしょう。
香りと成分によって、脳と身体の両方をリラックスさせることができます。
特に、疲労感を和らげ、自律神経を整える効果もある「ラベンダー」や、
不安や緊張を和らげる効果のある「イランイラン」などが在宅ワーカーにはおすすめです。
照明を工夫する
リラックスモードに切り替えるコツとして、照明を工夫するという方法もあります。
人間が太陽光を浴びると活動的になり、薄暗くなると眠くなってしまうように、明るさや色が与える影響というのは大きいのです。
これを照明に応用します。
仕事中は、ほどよく明るく太陽光に近い色味の昼白色の照明を使い、
仕事が終われば、少し暗めで赤味がかった電球色の照明を使うと良いでしょう。
こうすることで、仕事終わりにリラックスモードに切り替えやすくなります。
その他のコツ
モニタをデュアルディスプレイにする
パソコンにモニタを2台つなぐことを、デュアルディスプレイといいます。
デュアルディスプレイにすると、片方のモニタで資料を読みながら、もう片方のモニタで文章を書くといった作業がとても効率的に行えます。
おすすめはデスクトップ型のパソコンに、モニタを2台つなぐことですが、一から揃えるのはお金がかかります。
HDMI端子があれば、ノートパソコンとテレビ画面をつないで、デュアルディスプレイにすることもできるので、こちらの方がお手軽もしれません。
ブラインドタッチやショートカットキーを習得する
皆さんは、文字を打ち込む時、どのように行っていますか？
キーボードの位置を、1回1回確認しながら文字打ちをしていませんか。
作業効率を上げるためには、ブラインドタッチを習得することが望ましいです。
ブラインドタッチができると、思考するのと同じ速度で文字打ちが可能だからです。
また、Lesson8-1では、Excelのショートカットキーを覚えましたが、使っているPC自体のショートカットキーもあります。
OSごと、例えばWindowsやMacOSのそれぞれに、ショートカットキーはあります。
ぜひ覚えて、積極的に使っていくようにしましょう。
ショートカットキーを使う方が、使わない場合よりも数秒、効率良く作業を行っていけます。