Lesson4-1 在宅ワーカーのコミュニケーションツール

Lesson3では、

長期にわたって継続して仕事を受注できるような在宅ワーカーになるためのポイントについて詳しく学びました。

このページからのLesson4では
「在宅ワークで使えるアプリケーション一覧」というテーマで、

  • 在宅ワーカーのコミュニケーションツール
  • Web会議の運営方法

について学びます。

まずは、このページで、在宅ワーカーのコミュニケーションツール

  • メール
  • ビジネスチャット
  • 電話
  • Web会議システム

について説明します。

メール

メールはビジネスの基本です。

  • 自分のペースで使える
  • 相手の邪魔をしない
  • トラブルを防げる

というメリットがあります。
自明のことですが、誰かからメールが送られてきたからと言って、
すぐさま読み、返事をしなければいけないというルールはありません。

つまり、メールは「自分のペースで使える」「相手の邪魔をしない」というメリットがあるのです。

また、メールには、相手とのやり取りの流れの全てが、詳細な日付・時刻と共に残ります。

つまり、メールそれ自体を証拠とすることができるので、
重要な取り決めの際には、必ずメールでのやり取りを行うようにすることが大切なのです。

反対にメールのデメリットを考えてみると、

  • 読んでもらえているかどうかがわからない
  • 急ぎでも返事をすぐにもらえない
  • メールが使えない相手もいる
  • 誤送信の危険性がある
  • メールアカウントを乗っ取られる危険性がある

ということです。

特に、誤送信によって、機密情報を流出させてしまうことや、
メールアカウントの乗っ取りによって、ウイルスメールを仕事関係者に大量送付してしまう危険性には注意をしなければいけません。

ビジネスチャット

ビジネスチャットは、近年普及してきた新しいコミュニケーションツールです。
普段、プライベートで使用しているのチャットアプリのビジネス版と考えて良いでしょう。

ビジネスに特化しているので、タスク管理機能がついていたりするものもあります。

ビジネスチャットには、

  • メールよりもリアルタイムでのやり取りができる
  • 短文やスタンプでのやり取りができる

というメリットがあり、気軽さがポイントです。
ですがその反面、

  • 重要な取り決めの際には向かない
  • プライベートとの線引きが難しくなる

というデメリットもあります。

簡単な意思確認、情報共有などには、ビジネスチャットを使うようにすると良いでしょう。

電話

電話を使う機会はそう多くはないでしょうが、必要なツールであることに変わりはありません。

電話のメリットは、

  • 相手の反応がわかりやすい
  • リアルタイムでのコミュニケーションができる
  • 急ぎの場合に対応できる

ということです。デメリットは、

  • やり取りが残らない
  • 相手を拘束してしまう

ということです。

メールやビジネスチャットだけのやり取りでは、こちらの意図が正しく伝わらないこともあります。

そんな時、電話で直接話すと、相手が何をどう誤解しているのか、
お互いにどの部分で嚙み合っていないのかを把握しやすいでしょう。

また、どうしても今すぐに確認をしなければならない場合などは、電話で相手を呼び出す方が確実です。

その代わり、どういう流れで何が決まったかという情報の一切が残りません。
通話後は、必ずそれらの情報をメールで共有しておくようにしましょう。

さらに、電話が長くなると相手を拘束する時間も増えてしまうので、事前に内容をメールしておくなどの工夫をすることが大切です。

Web会議システム

Web会議システムもビジネスチャットと同じく、近年普及してきたツールです。

ビデオ通話ができるシステムと考えてください。
ビジネス用なので、ある程度のセキュリティ対策もされています。

メリットは、

  • 相手の反応がダイレクトに伝わる
  • リアルタイムで複数人でのコミュニケーションができる

ということです。
電話とほぼ同じですが、実際に顔を見て話すことができる点で、コミュニケーションの取りやすさとしてはは明らかに上位です。

デメリットは、

  • 相手の反応がわかりにくいこともある
  • PC本体やインターネット環境の不調に左右される

ということです。
Web会議システムは、複数人で話し合う機会に使われることが多いです。

その際、画面上にはたくさんの顔が小さく並び、表情がよく見えない事態が発生します。
そのせいで、相手の反応がわかりにくいこともあるでしょう。

また、PC本体やインターネット環境が不調だと、映像や音声が途切れたりすることがあります。

Web会議システムは、使用前にも接続の準備などに時間が割かれます。
そして、電話と同じく、相手を一定時間拘束してしまうものでもあるのです。

直接反応を確かめながら話し合う必要性がある場合のみ、
あらかじめ関係者と日程の調整をしてから、使用するようにしましょう。

まとめ

在宅ワーカーのコミュニケーションツールには、

  • メール
  • ビジネスチャット
  • 電話
  • Web会議システム

があります。
メールは、書くのが大変ですが、やり取りが全て残るので、重要な取り決めに向いています。

ビジネスチャットは、メールに比べて気軽に使えるので、簡単な内容のやり取りに向いています。

電話は、文字だけでは伝えきれない部分を、直接コミュニケーションを取ることで補うことができます。

Web会議システムは、実際に顔を見ながらコミュニケーションが取れるので、複雑な内容を話し合う時などに良いでしょう。